KI-Telefonassistent für Arztpraxen
Nie wieder verpasste Anrufe in Ihrer Praxis
Der KI-Telefonagent, der Ihre Anrufe beantwortet, Termine bucht und Ihre MFA entlastet — 24/7, ohne Wartezeiten.
Keine Installation · Keine Vertragsbindung · In 24h einsatzbereit
Eingehender Anruf
Patient: Max Müller
Anliegen: Terminbuchung
"Guten Tag, Terminservice Praxis Dr. Müller. Wie kann ich Ihnen helfen?"
KI-Agent · jetzt
"Ich brauche einen Termin für nächste Woche."
Patient · jetzt
"Natürlich. Dienstag 10:30 Uhr wäre frei. Soll ich den Termin für Sie eintragen?"
KI-Agent · jetzt
180+
Anrufe/Tag pro Praxis
0
Verpasste Anrufe
5
Werktage bis Go-Live
DSGVO
EU-Datenhaltung
Das Problem
Kennen Sie das?
Laut Stiftung Gesundheit haben 62 % aller Patienten schon einmal einen Termin woanders gemacht, weil die Praxis telefonisch nicht erreichbar war. Jeder verpasste Anruf ist ein verlorener Patient.
Überlastete MFA
Ihre Medizinischen Fachangestellten jonglieren gleichzeitig Patienten vor Ort, Dokumentation und ein klingelndes Telefon. 30.000 MFA-Stellen sind deutschlandweit unbesetzt — und qualifiziertes Personal kümmert sich um Terminbuchungen statt um medizinisch wertvolle Aufgaben.
Verpasste Anrufe
38 % der Patienten legen auf, wenn sie länger als 2 Minuten warten — die durchschnittliche Wartezeit in deutschen Arztpraxen liegt bei 4,2 Minuten. Dazu kommen Anrufe in der Mittagspause und nach Feierabend: 23 % aller Tagesanrufe fallen in Ihre Schließzeiten.
Montagmorgen-Chaos
Montag, 8:00 Uhr: Das Telefon klingelt im Minutentakt. Alle Patienten, die das Wochenende abgewartet haben, rufen gleichzeitig an. Das Team ist von der ersten Minute an im Ausnahmezustand — Fehler passieren, Patienten werden unfreundlich behandelt, Termine falsch eingetragen.
Einfache Einrichtung
So funktioniert's
Keine Hardware. Keine IT-Abteilung. Keine Umstellung für Ihr Team. Nur eine Rufweiterleitung — und der Agent übernimmt.
Rufweiterleitung einrichten
Sie leiten Ihre bestehende Praxisnummer an die zugewiesene Agentennummer weiter — direkt oder nur bei Besetztzeichen. Das ist alles. Keine Hardware, keine Software-Installation, keine IT-Kenntnisse erforderlich.
KI antwortet in 2 Sekunden
Der Anrufer hört sofort eine freundliche, natürliche Begrüßung im Namen Ihrer Praxis. Der Agent versteht freies Sprechen, Dialekte und medizinische Laiensprache — kein Tastenmenü, kein "Drücken Sie die 1".
Termin gebucht, Protokoll erstellt
Während des Gesprächs bucht der Agent den Termin direkt in Ihrem Kalender (Tomedo, Doctolib, Outlook). Der Patient erhält eine SMS-Bestätigung. Ihr Team sieht das Gesprächsprotokoll im Dashboard — nichts entgeht Ihnen.
Funktionsumfang
Was der KI-Telefonagent kann
Kein starres Telefon-IVR-System. Echte Konversation — auf dem Niveau Ihres besten Empfangsmitarbeiters, aber ohne Krankentage und ohne Mittagspause.
Natürliches Gespräch auf Deutsch
Der Agent versteht, was Patienten wirklich meinen — nicht nur exakte Schlüsselwörter. Bayerischer Dialekt, Berliner Schnauze, medizinische Laiensprache wie "ich hab so ein Ziehen im Rücken": Der Agent versteht den Kontext und antwortet passend.
Optional buchbar: Englisch, Türkisch, Russisch, Arabisch — für Praxen mit internationalen Patientengruppen.
Gesprächsbeispiel
Patient
"Ich bräuchte mal einen Termin, ich hab seit Tagen so Kopfschmerzen und weiß nicht mehr weiter."
KI-Agent
"Das klingt belastend, da helfen wir Ihnen gerne. Für einen Termin beim Allgemeinmediziner hätten wir morgen früh um 9:15 Uhr oder Donnerstag um 14:30 Uhr. Was passt Ihnen besser?"
Kalender-Integration
Weitere Systeme auf Anfrage (CGM, medistar u.a.)
Terminbuchung direkt im Kalender
Während das Gespräch noch läuft, trägt der Agent den Termin in Ihre Praxissoftware ein. Kein manuelles Nachtragen, keine Zettelwirtschaft. Der Patient erhält unmittelbar eine SMS- oder E-Mail-Bestätigung mit allen Details.
Der Agent kennt Ihre Terminarten und -dauern: Erst-Konsultation, Folgebesuch, Labor, Impfung — jeder Termin wird korrekt eingetragen und schlägt bei der Buchung passende Zeitslots vor.
24/7 Erreichbarkeit & Notfall-Erkennung
Der Agent ist 365 Tage im Jahr aktiv — auch nachts, am Wochenende und in der Mittagspause. Laut KBV entfallen 23 % aller Praxisanrufe auf die Schließzeiten. Diese Anrufe gehen nicht mehr verloren.
Bei medizinischen Notfallsignalen (Brustschmerzen, Atemnot, starke Blutungen) schaltet der Agent sofort auf das Notfall-Protokoll: Weiterleitung auf die Notfallnummer, SMS-Alert an Ihr Team, Hinweis auf den Notruf 112. Das Eskalationsprotokoll wird individuell mit Ihrer Praxis konfiguriert.
Verfügbarkeit der letzten 30 Tage
Tages-Dashboard (Beispiel)
Rückruf-Management & Dashboard
Wenn ein Anrufer einen Rückruf wünscht oder das Anliegen eine persönliche Bearbeitung erfordert, legt der Agent automatisch einen Rückruf-Eintrag im Tagesprotokoll an — mit Zeitstempel, Anliegen und Kontaktdaten.
Im Dashboard sehen Sie täglich: Anrufvolumen nach Uhrzeit, häufigste Patientenanliegen, Eskalationsquote und wie viele Termine der Agent selbstständig gebucht hat. Monatliche Reviews mit Ihrem Account Manager sorgen für kontinuierliche Verbesserung.
180+
Anrufe täglich pro mittelgroßer Arztpraxis — alle beantwortet, kein Patient wartet ins Leere
62 %
der Patienten haben wegen Nichterreichbarkeit schon woanders einen Termin gemacht
5
Werktage bis zum Go-Live — inklusive Konfiguration, Kalenderintegration und Testphase
"Montagmorgen war früher unser schlimmster Praxistag. Seit wir den KI-Telefonagenten einsetzen, läuft das Telefon einfach — auch wenn alle gleichzeitig anrufen. Unsere MFA kann sich wieder um die Patienten kümmern, die wirklich vor Ort sind."
Dr. med. M., Allgemeinmedizin
Gemeinschaftspraxis, Süddeutschland · Starter-Paket
Transparente Kosten
Faire Preise, keine Überraschungen
Alle Pakete enthalten Einrichtung, AVV, persönlichen Account Manager, monatlichen Review und Dashboard-Zugang. Keine versteckten Kosten.
Starter
1.500 Inklusivminuten/Monat
Geeignet für Einzelpraxen und kleinere Einrichtungen mit 1–2 Ärzten.
- 1 Kalender-Integration
- Terminbuchung & Rückruf-Management
- 24/7 Verfügbarkeit
- Dashboard & Monatsreport
- AVV & DSGVO-Konformität
Zusatzminuten: €0,08/Min
Professional
3.000 Inklusivminuten/Monat
Für Gemeinschaftspraxen und Praxen mit höherem Anrufvolumen.
- Bis zu 3 Kalender-Integrationen
- Erweiterte Eskalationsregeln
- SMS/E-Mail-Bestätigungen
- Mehrsprachigkeit (bis zu 3 Sprachen)
- Dedizierter Account Manager
- Erweiterte Analytics
Zusatzminuten: €0,08/Min
Klinik / Enterprise
Individuelles Minutenkontingent
Für MVZ, Kliniken und Praxen mit mehreren Standorten oder komplexen Anforderungen.
- Unbegrenzte Kalender-Integrationen
- Multi-Standort-Konfiguration
- Vollständige Mehrsprachigkeit
- SLA-Vereinbarung
- Individuelle Systemintegration
Mindestlaufzeit: 6 Monate · danach monatlich kündbar · Einrichtungsgebühr entfällt bei 12-Monats-Vertrag
Vollständige Preisübersicht mit ROI-Kalkulation ansehen →Häufige Fragen
Ihre Fragen — ehrlich beantwortet
Muss ich meine bestehende Telefonnummer wechseln?
Nein. Sie behalten Ihre bisherige Praxisnummer. Über eine einfache Rufweiterleitung — die Sie selbst in wenigen Minuten einrichten, oder unser Team übernimmt es für Sie — leiten Sie Anrufe an den KI-Telefonagenten weiter. Für Ihre Patienten ändert sich nichts.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das vollständige Onboarding dauert 5 Werktage. Unser Service-Team konfiguriert den Agenten mit Ihrem Leistungskatalog, Ihren Terminarten, der Kalenderintegration und Ihren individuellen Eskalationsregeln. Sie erhalten danach eine Testphase, bevor der Agent live geht.
Welche Kalender- und Praxissoftware wird unterstützt?
Der KI-Telefonagent integriert sich direkt in Tomedo, Doctolib, Google Calendar und Microsoft Outlook/Exchange. Weitere Systeme wie CGM sind auf Anfrage verfügbar. Termine werden während des Gesprächs in Echtzeit eingetragen — nicht nachgelagert.
Ist der KI-Telefonagent DSGVO-konform?
Ja. Alle Daten werden ausschließlich in EU-Rechenzentren verarbeitet. Im Paket enthalten ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Gesprächsaufzeichnungen sind optional und erfordern die Einwilligung des Anrufers. Das System erfüllt die Transparenzpflicht nach Art. 50 EU AI Act.
Was passiert bei einem Notfall oder einem aggressiven Anrufer?
Der Agent erkennt medizinische Notfallsignale (z. B. 'Brustschmerzen', 'kann nicht atmen') und eskaliert sofort nach definierten Regeln: Weiterleitung auf eine Notfallnummer, sofortige SMS-Benachrichtigung des Praxisteams oder Hinweis auf den Notruf 112. Das Eskalationsprotokoll wird beim Onboarding gemeinsam festgelegt.
Können Patienten Ihren Anruf erkennen als KI?
Der Agent stellt sich mit dem Namen Ihrer Praxis vor, z. B. 'Guten Tag, Sie sind verbunden mit dem Terminservice der Praxis Dr. Müller.' Auf direkte Nachfrage gibt der Agent transparent an, dass es sich um einen KI-Assistenten handelt — wie es Art. 50 EU AI Act vorschreibt. Die Gesprächsqualität ist natürlich und empathisch.
Weitere Fragen? Schreiben Sie uns — wir antworten innerhalb von 24 Stunden.
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45 % der deutschen Arztpraxen suchen aktiv nach Lösungen zur Telefonentlastung (Bitkom 2025). Die Praxen, die jetzt handeln, haben morgen mehr Zeit für das, was wirklich zählt: ihre Patienten.