Von der Rufweiterleitung zum
vollautomatischen Telefonagenten

Rufweiterleitung einrichten — fertig in 10 Minuten

Sie müssen Ihre Praxisnummer nicht wechseln. Keine neuen Visitenkarten, keine verwirrten Patienten. Stattdessen: Sie richten eine Rufweiterleitung ein — entweder direkt (der Agent nimmt jeden Anruf sofort an) oder bedingt (nur wenn besetzt oder nach X Sekunden keine Antwort).

Die Rufweiterleitung können Sie selbst über Ihren Telefonanbieter einrichten — das dauert weniger als 10 Minuten und erfordert keine technischen Kenntnisse. Alternativ unterstützt unser Service-Team Sie dabei. Viele Anbieter bieten eine einfache Starcode-Weiterleitung über Tastaturbefehle an.

Bedingte Weiterleitung ist für viele Praxen der bessere Einstieg: Der Agent springt nur dann ein, wenn das Team gerade belegt ist oder die Praxis geschlossen hat. So bleibt der menschliche Kontakt für Patienten erhalten, die direkt mit dem Team sprechen möchten — und kein Anruf geht mehr verloren.

Agent-Konfiguration durch unser Service-Team

Im Onboarding-Gespräch nehmen wir gemeinsam mit Ihnen alle relevanten Informationen auf. Das dauert in der Regel 60–90 Minuten und kann per Videokonferenz stattfinden. Danach konfiguriert unser Team den Agenten vollständig — Sie müssen nichts selbst programmieren oder einrichten.

Was konfiguriert wird:

• ·Begrüßungsformel: "Guten Tag, Sie sind verbunden mit dem Terminservice der Praxis Dr. [Name] — wie kann ich Ihnen helfen?"
• ·Leistungskatalog: Welche Behandlungsarten bieten Sie an? Was können Patienten über das Telefon anfragen?
• ·Terminarten und -dauern: Erstuntersuchung 30 Min., Folgetermin 15 Min., Vorsorge 45 Min. — der Agent kennt alle Kategorien.
• ·Kalenderintegration: Verbindung zu Tomedo, Doctolib, Outlook oder Google Calendar — Ihr Kalender wird zum Echtzeit-Buchungssystem.
• ·Eskalationsregeln: Was passiert bei "Brustschmerzen"? Wer bekommt die SMS? Welche Nummer wird weitergeleitet?
• ·Praxis-FAQ: Öffnungszeiten, Anfahrt, Parkplatz, Kassenärztliche Zulassung, Privatpatient-Regelungen.

Was der Patient erlebt — der Anruf aus Patientenperspektive

Der Patient wählt Ihre bekannte Praxisnummer. Nach maximal 2 Sekunden meldet sich der Agent. Keine Warteschleife, kein Besetztsignal, kein Anrufbeantworter.

Das Gespräch läuft natürlich: Der Patient sagt, warum er anruft. Der Agent versteht den Kontext, fragt bei Bedarf nach und handelt. Für eine Terminbuchung: Der Agent prüft den Kalender in Echtzeit, nennt verfügbare Slots, bestätigt den Termin und sendet eine Bestätigung per SMS oder E-Mail. Das alles dauert 2–3 Minuten.

Auf direkte Nachfrage — "Bin ich gerade mit einem Computer verbunden?" — gibt der Agent transparent an, dass er ein KI-Assistent ist, wie es Art. 50 EU AI Act vorschreibt. Er stellt sich nicht als Mensch aus. Er stellt sich als das vor, was er ist: ein kompetenter, freundlicher Telefonassistent für Ihre Praxis.

Systemintegration läuft im Hintergrund

Während das Gespräch läuft, arbeiten die Integrations-APIs. Das Praxisteam muss nichts nacharbeiten — alles ist automatisch dokumentiert und verarbeitet, bevor der Patient auflegt.

Im einzelnen: Termine werden in Tomedo oder Doctolib eingetragen — mit der richtigen Terminart, Dauer und Behandler-Zuordnung, genau so wie wenn Ihre MFA den Termin anlegt. Gesprächszusammenfassungen werden im PVS gespeichert. Rückrufbitten landen im Tagesprotokoll für das Team. Eskalationen triggern sofortige Alerts — SMS, App-Benachrichtigung oder Anruf, je nach konfigurierten Regeln.

Das Ergebnis: Wenn Ihr Team morgens ins Büro kommt, ist alles dokumentiert. Keine Rückrufzettel. Keine Unsicherheit, welche Anrufe am Abend eingegangen sind. Das Tagesprotokoll zeigt jeden Anruf, jede Buchung, jede Anfrage.

Dashboard & Reporting — Daten, die Sie bisher nicht hatten

Über das webbasierte Dashboard haben Sie täglich Einblick in alle relevanten Kennzahlen. Keine Installation, kein gesonderter Login zu einer neuen Plattform — das Dashboard ist über jeden Browser erreichbar.

Täglich sehen Sie: Gesprächsvolumen nach Uhrzeit (wann ist Hochbetrieb?), Verteilung der Anfragetypen (60 % Terminbuchung, 20 % Rezeptanfragen?), verpasste Anrufe vor Implementierung vs. danach, durchschnittliche Gesprächsdauer und Eskalationsquote. Diese Daten machen sichtbar, was vorher unsichtbar war.