Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Konzepte.Digital
[Straße und Hausnummer]
[PLZ Ort]
Deutschland
E-Mail: datenschutz@konzepte.digital
Website: konzepte.digital

2. Arten der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (bei Kontaktanfragen)
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, besuchte Seiten, Zugriffszeiten
• Inhaltsdaten: Angaben in Kontaktformularen (Praxisname, Anfragetyp, Nachricht)

Als Betreiber des KI-Telefonagenten (SaaS-Produkt) verarbeiten wir im Auftrag unserer Kunden (Arztpraxen) auch Gesprächsdaten. Diese Verarbeitung ist durch einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO geregelt und nicht Gegenstand dieser Datenschutzerklärung der Website.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten für folgende Zwecke:

• Bereitstellung und Betrieb der Website
• Bearbeitung von Kontakt- und Demoanfragen
• Kommunikation mit potenziellen und bestehenden Kunden
• Analyse und Verbesserung unserer Website (anonymisierte Nutzungsstatistiken)
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen gemäß DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Bei Kontaktformularen, soweit Sie ausdrücklich eingewilligt haben
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Für die Verarbeitung zur Bearbeitung von Anfragen und Vertragsanbahnung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigte Interessen): Für die Bereitstellung und den sicheren Betrieb der Website
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Für die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

5. Datenübermittlung und Auftragsverarbeitung

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, außer:

• Sie haben ausdrücklich eingewilligt
• Die Weitergabe ist zur Vertragserfüllung erforderlich
• Wir sind gesetzlich dazu verpflichtet

Für den Betrieb der Website setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein, mit denen AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen wurden:

• Hosting: [Hosting-Anbieter, EU-Standort]
• E-Mail-Versand: [E-Mail-Dienst]

Alle Dienstleister verarbeiten Daten ausschließlich in der Europäischen Union. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU findet nicht statt.

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies verlangen:

• Kontaktanfragen: 3 Jahre nach Abschluss der Kommunikation (handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht)
• Nutzungsdaten (Server-Logs): Maximal 30 Tage
• Vertragsdaten: 10 Jahre nach Vertragsende (steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht)

7. Cookies und Tracking

Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies, die für den ordnungsgemäßen Betrieb der Website erforderlich sind. Diese Cookies speichern keine personenbezogenen Daten und können nicht deaktiviert werden, ohne die Funktionsfähigkeit der Website zu beeinträchtigen.

Wir setzen keine Tracking- oder Analyse-Cookies von Drittanbietern ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung ein.

Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) gesetzt.

8. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular eine Anfrage zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten werden nicht ohne Ihre Einwilligung weitergegeben.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Übermittlung des Formulars).

9. KI-Telefonagent — besondere Hinweise

Der KI-Telefonagent ist ein SaaS-Produkt, das wir an Arztpraxen und andere Einrichtungen als Auftragsverarbeiter zur Verfügung stellen. Die Verantwortlichkeit für die Verarbeitung von Patientendaten liegt beim jeweiligen Kunden (Arztpraxis) als Verantwortlichem im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Zur Nutzung des KI-Telefonagenten durch Arztpraxen gilt:

• Datenhaltung: Alle verarbeiteten Daten werden ausschließlich in EU-Rechenzentren gespeichert (Deutschland/Österreich).
• AVV: Mit jeder Arztpraxis wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Dieser ist in allen Paketen enthalten.
• Gesprächsaufzeichnungen: Optionale Gesprächsaufzeichnungen erfolgen nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Anrufenden, die der Agent zu Beginn des Gesprächs einholt.
• EU AI Act: Das System erfüllt die Transparenzanforderungen nach Art. 50 EU AI Act. Auf direkte Nachfrage gibt der Agent an, dass es sich um ein KI-System handelt.
• Minimale Datenspeicherung: Es werden nur die Daten verarbeitet, die für die Terminbuchung und Gesprächsdokumentation unbedingt erforderlich sind.

10. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem gängigen maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis berechtigter Interessen widersprechen.
• Recht auf Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: datenschutz@konzepte.digital

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde für Konzepte.Digital ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit des jeweiligen Bundeslandes.

Eine Liste aller deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden finden Sie auf der Website des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI): www.bfdi.bund.de

12. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Die Website wird ausschließlich über HTTPS (TLS-Verschlüsselung) übertragen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

13. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Januar 2025. Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder durch geänderte rechtliche Rahmenbedingungen kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung finden Sie unter intelligentepraxis.de/datenschutz.