Alle Antworten auf einen Blick

Der KI-Telefonagent ist ein vollautomatischer, KI-gesteuerter Telefonassistent, der eingehende Anrufe in Ihrer Praxis in Echtzeit beantwortet. Er bucht Termine direkt in Ihrem Kalender, beantwortet häufige Patientenfragen, dokumentiert Anfragen und leitet Notfälle sofort weiter. Er ist kein starres IVR-Menü ('Drücken Sie 1 für...'), sondern führt natürliche Gespräche in Deutsch. Patienten sprechen normal — der Agent versteht den Kontext und handelt.

Es ist ein KI-System — kein aufgezeichneter Roboter, der feste Antworten abspielt. Der Agent nutzt moderne Sprachverarbeitungstechnologie (NLP) und wurde speziell auf natürliches gesprochenes Deutsch trainiert, einschließlich Dialekte, Umgangssprache und medizinische Laiensprache. Er reagiert auf das, was der Anrufer tatsächlich sagt. Gemäß Art. 50 EU AI Act gibt der Agent auf direkte Nachfrage transparent an, dass er ein KI-Assistent ist.

Der KI-Telefonagent eignet sich für alle Arztpraxen, die nennenswerte Anrufvolumen haben: Einzelpraxen, Gemeinschaftspraxen, Fachpraxen (Hausarzt, Internist, Orthopädie, Gynäkologie, HNO, Dermatologie etc.), Zahnarztpraxen und Medizinische Versorgungszentren. Für Kliniken und sehr große Einrichtungen gibt es das Enterprise-Paket mit individuell konfigurierten Abläufen. Wenn Sie täglich mehr als 30 Anrufe haben und sich Ihr Team durch das Telefon belastet fühlt, ist das Produkt für Sie relevant.

Nein. Sie behalten Ihre bestehende Praxisnummer. Der Anruf geht wie gewohnt bei Ihrer Nummer ein und wird über eine Rufweiterleitung an den Agenten weitergeleitet. Für Ihre Patienten ändert sich an der Nummer nichts. Die Rufweiterleitung können Sie jederzeit aktivieren und deaktivieren — der Übergang ist nahtlos.

Ein Anrufbeantworter spielt eine Nachricht ab und wartet. Er bucht keine Termine, beantwortet keine Fragen, eskaliert keine Notfälle und dokumentiert nichts. Der KI-Telefonagent führt ein vollständiges Gespräch, bucht den Termin direkt im Kalender, sendet eine Bestätigung an den Patienten und protokolliert alles automatisch. Der Unterschied ist vergleichbar mit dem zwischen einem Briefkasten und einer ausgebildeten Rezeptionistin.

Der Agent kann: Terminbuchungen, Terminabsagen und -umbuchen, Beantwortung von Praxis-FAQ (Öffnungszeiten, Anfahrt, Parkplatz, Leistungskatalog), Rezeptanfragen entgegennehmen, Rückrufbitten protokollieren, Notfälle erkennen und weiterleiten, Erstinformationen für neue Patienten geben. Der Agent kann nicht: Medizinische Diagnosen stellen oder Ratschläge geben (das wäre unzulässig), juristische Einschätzungen abgeben, auf nicht konfigurierte Informationen antworten.

Das Eskalationsprotokoll ist die sicherheitskritischste Funktion. Der Agent erkennt Notfall-Signale auf zwei Ebenen: regelbasiert (Schlüsselwörter wie 'Brustschmerzen', 'Atemnot', 'bewusstlos') und KI-gestützt (auch wenn der Patient nicht die 'richtigen' Worte verwendet, aber eindeutig ein Notfall vorliegt). Was dann passiert, definieren Sie beim Onboarding: Sofort-Weiterleitung auf eine Notfallnummer, SMS-Alert an das Team oder Hinweis auf den Notruf 112. Das Protokoll kann jederzeit angepasst werden.

Ja. Das System wurde auf natürlich gesprochenes Deutsch trainiert — einschließlich bayerischem Dialekt, Berliner Schnauze, österreichischem Deutsch und türkisch-deutschem Sprachmix. Auch ältere Patienten, die undeutlich oder langsam sprechen, werden gut verstanden. Bei echten Unklarheiten bittet der Agent höflich nach — genau wie eine gute Rezeptionistin es auch täte.

Der Agent stellt sich mit dem Namen Ihrer Praxis vor, z. B. 'Guten Tag, Sie sind verbunden mit dem Terminservice der Praxis Dr. Müller — wie kann ich Ihnen helfen?' Auf direkte Nachfrage ('Spreche ich gerade mit einem Computer?') gibt der Agent transparent an, dass er ein KI-Assistent ist — wie es Art. 50 EU AI Act vorschreibt. Die Qualität des Gesprächs ist dabei so natürlich, dass viele Patienten keinen Unterschied zu einem menschlichen Gespräch bemerken. Das ist beabsichtigt: Ein gutes Gespräch, kein Roboter-Eindruck.

Jedes Gespräch wird automatisch dokumentiert: Zeitstempel, Gesprächszusammenfassung, ausgeführte Aktion (Termin gebucht / Rückruf angefordert / eskaliert), Patientenname, Gesprächsdauer. Die Protokolle sind im Dashboard abrufbar und können optional ins PVS übertragen werden. Gesprächsaufzeichnungen (Audio) sind optional — nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Anrufers, die der Agent zu Beginn einholt.

Ja. Das System unterstützt beliebig viele parallele Gespräche. Kein Besetztzeichen mehr — auch nicht am Montagmorgen, wenn alle Patienten gleichzeitig anrufen. Jeder Anrufer wird sofort nach maximal 2 Sekunden vom Agenten begrüßt, unabhängig von der gleichzeitigen Anzahl an Gesprächen.

Es gibt drei Pakete: Starter (€1.500/Monat, 1.500 Inklusivminuten, für Einzelpraxen), Professional (€2.500/Monat, 3.000 Inklusivminuten, für Gemeinschaftspraxen) und Enterprise (ab €4.000/Monat, individuelles Kontingent, für MVZ, Kliniken, mehrere Standorte). Alle Pakete enthalten Onboarding, AVV, Dashboard-Zugang, monatlichen Review und dedizierten Account Manager.

6 Monate. Das ist die Zeit, die benötigt wird, um den echten Mehrwert des Systems zu messen und den Agenten optimal auf Ihre Praxis einzustellen. Nach den 6 Monaten ist der Vertrag monatlich kündbar — kein Jahresabo ohne Ausstieg.

Für jede Minute über dem Kontingent fallen €0,08 an. Sie werden im Dashboard rechtzeitig informiert, wenn Sie sich dem Limit nähern. Bei regelmäßiger Überschreitung empfiehlt Ihr Account Manager ein Paket-Upgrade, das in der Regel günstiger ist als der laufende Zusatzpreis.

Es gibt keine klassische kostenlose Testperiode im Self-Service-Stil. Was wir anbieten: eine kostenlose Demo, in der Sie den Agenten live erleben, und eine Testphase im Onboarding (nach Vertragsschluss), in der Sie den Agent ausgiebig testen können, bevor er für echte Patientenanrufe live geht. Kontaktieren Sie uns für eine Demo.